Reise- und Umzugskosten/Gastvorträge

Die Kosten für das Deutschlandticket können auf Antrag erstattet werden, wenn sie sich durch eine oder in der Summe mehrerer Dienstreisen im monatlichen Geltungszeitraum vollständig amortisiert haben.

Soweit sich der Dienstherr über Zuschüsse bereits an dem Deutschlandticket beteiligt hat (Jobticket des LBV), ist dies in der Reisekostenabrechnung mit anzugeben! Der Zuschuss des LBV in Höhe von 25,- Euro wird bei der Erstattung durch die Universität entsprechend abgezogen.

Eine teilweise Erstattung der für das Deutschlandticket entstandenen Kosten (z. B. wenn damit nur eine dienstliche Fahrt im Kalendermonat zum Preis von 10 € durchgeführt wird) ist nicht möglich. In diesem Fall sind die Dienstreisenden gem. Nr. 4.1.2. der VwV zu § 4 LRKG verpflichtet, ihr Deutschlandticket ohne entsprechenden Kostenersatz einzusetzen.

Das Deutschlandticket wird im Abonnement erworben und kann monatlich gekündigt werden. Die Reisenden selbst sind für Beantragung und Kündigung verantwortlich.

Im Arbeitsgebiet Reisekosten kommen zur Zeit vermehrt Reisekostenabrechnungen an, bei denen mit dem Flugzeug gereist und direkt bei der Flugbuchung schon eine Klimaabgabe entrichtet wurde.

Seitens der Personalabteilung wurden Dienstreisende allerdings nie aufgefordert, diese Kompensationszahlung bei Flugbuchungen freiwillig mitzubezahlen.

Die gesetzliche Verpflichtung für die Universitäten zur Zahlung einer Ausgleichszahlung für dienstlich veranlasste Flüge wurde nach Artikel 2 des Gesetzes zur Weiterentwicklung des Klimaschutzes in Baden-Württemberg vom 15. Oktober 2020 in das Landesreisekostengesetz aufgenommen. Zusätzlich ergibt sich diese Verpflichtung auch aus der Hochschulfianzierungsvereinbarung II.

Dabei ist die Klimaabgabe nach exakten Vorgaben des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst zu berechnen und über das MWK an das Umweltministerium abzuführen.
Nach welcher Methode Reisebüros die Beträge zur CO2-Kompensation berechnen und wem diese Beträge zugutekommen, ist nicht bekannt. Die Kompensationsbeträge, die gelegentlich auf Flugrechnungen ausgewiesen sind, weichen grundsätzlich von den von uns berechneten Beträgen ab.

Reisende sollten daher bei der Buchung von Flügen KEINE freiwillige Kompensationszahlung leisten. Die Klimaabgabe wird bei Abrechnung der Reise in der Verwaltung nach der vorgeschriebenen Methode errechnet und abgeführt. Dabei wird grundsätzlich dieselbe Kostenstelle belastet, aus der auch der Flug finanziert wurde (Verursacherprinzip).
 

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Am 01.01.2022 ist in Baden-Württemberg ein neues Landesreisekostengesetz in Kraft getreten.

Das Gesetz regelt neben den grundsätzlichen Bedingungen, unter denen Dienstreisen durchgeführt werden können, vor allem den finanziellen Rahmen der späteren Reisekostenerstattung für alle Mitarbeiter*innen der Universität Konstanz.

Für Reisen, die bis zum 31.12.2021 angetreten wurden, gilt noch das bisherige Landesreisekostengesetz, auch wenn die Abrechnung erst 2022 erfolgt.

Die Reisekostenvergütung ist innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten schriftlich zu beantragen. Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise.

Die aktualisierten Regelungen des neuen LRKG sind in einer Übersicht auf der Website der Personalabteilung zusammengefasst.

Aus aktuellem Anlass möchten wir darauf hinweisen, dass bei Dienstreisen in die USA die Beantragung der Einreise (ESTA) nicht über einen der zahlreichen privaten Dienstleister zur ESTA-Abwicklung erfolgen darf.

Diese Privatanbieter erscheinen bei einer Internet-Suche in großer Zahl unter Stichworten wie "Esta-Online", "Esta-Formular", usw. gleich auf der ersten Seite.
Sie erheben hohe Servicegebühren (50-60,- €) für eine nicht erkennbare Leistung, die dem Reisenden durch die Uni Konstanz nicht erstattet werden kann.

Die Unternehmen stehen in keiner Verbindung zum US-Ministerium für Innere Sicherheit (Department of Homeland Security, DHS), noch werden sie von dieser Behörde unterstützt. Die Nutzung dieser privaten Dienstleister zur Beantragung der Reisegenehmigung über ESTA führt zudem zu keiner Beschleunigung des Verfahrens.

Es wird dringend darum gebeten, das ESTA-Formular nur über https://de.usembassy.gov/de/esta/ zu beantragen.

Nur die hier anfallenden Gebühren von derzeit 14 US-Dollar sind bei der Abrechnung der Reisekosten erstattungsfähig. Zusätzliche, nicht notwendige, Serviceentgelte von Privatanbietern können nach dem Landesreisekostengesetz nicht erstattet werden.

Unter folgendem Link können Sie überprüfen, ob Sie für das elektronische Reisegenehmigungssystem ESTA berechtigt sind, oder ob Sie ein reguläres Visum beantragen müssen.