Personalangelegenheiten für Führungskräfte: Von der Einstellung bis zur Kündigung

Zusagen auf Einstellung und Eingruppierung dürfen nur durch die Personalabteilung gegeben werden. Eine rückwirkende Einstellung ist unzulässig. Ebenfalls ist die Arbeitsaufnahme bzw. die Weiterarbeit (im Falle der Verlängerung) ohne Arbeitsvertrag unzulässig. Ein Verstoß dagegen, der zu arbeitsrechtlichen Nachteilen für die Universität Konstanz führt, kann zur Inanspruchnahme (z.B. Schadensersatzanspruch) der/des Verantwortlichen führen.

Bei der Einstellung von wissenschaftsunterstützendem Personal und unbefristetem wissenschaftlichen Personal muss der Personalrat beteiligt werden (§ 75 LPersVG). Anträge auf solche Einstellungen müssen deshalb so rechtzeitig an die Personalabteilung gestellt werden, dass das Personalratsverfahren vor der beabsichtigten Einstellung durchgeführt werden kann. Es empfiehlt sich, den Einstellungsantrag spätestens sechs Wochen vor dem geplanten Einstellungstermin einzureichen, da der Personalrat das Recht hat, seine Zustimmung innerhalb eines Zeitraumes von drei Wochen mitzuteilen. Sind die Anträge zu spät gestellt worden, kann der beantragte Einstellungstermin nicht garantiert werden. Die Einstellung muss dann ggf. zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Beschäftigten dürfen nur solche Aufgaben übertragen werden, die ihrer Entgeltgruppe entsprechen. Höherwertige Aufgaben dürfen nur übertragen werden, wenn die personal- und haushaltsrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Feststellung trifft die Personalabteilung.

Stellenanzeigen in Zeitungen, Zeitschriften und auf Onlineportalen werden ausschließlich durch die Personalabteilung veranlasst. Bitte schicken Sie der Personalabteilung den Ausschreibungstext und die Bewerbungsfrist zu und teilen Sie ihr mit, wo die Stellenausschreibung veröffentlicht werden soll. Selbst aufgegebene Stellenanzeigen werden von der Universität nicht bezahlt. Die Kosten trägt die beauftragende Stelle.

Sofern wissenschaftliche Stellen bzw. geprüfte Hilfskraftstellen nicht in Zeitungen, Zeitschriften oder auf Onlineportalen ausgeschrieben werden, müssen sie universitätsintern durch den einstellenden Bereich (also nicht von der Personalabteilung) ausgeschrieben und im jeweiligen Bereich (z.B. Fachbereich, wissenschaftliche Einrichtung) am „Schwarzen Brett“ ausgehändigt werden. Hier beträgt die Bewerbungsfrist bzw. Dauer des Aushangs ca. 14 Tage.

Stellen für ungeprüfte wissenschaftliche Hilfskräfte (studentische Hilfskräfte) sollen bereichsintern (Fachbereich etc.) bekannt gegeben werden. Sie müssen nicht universitätsweit ausgeschrieben werden. Bei den universitätsinternen Ausschreibungen bzw. Bekanntgaben sind die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) zu beachten. Liegt die Beschäftigungs- bzw. Vertragsdauer unter zwei Monaten, kann von der internen Stellenausschreibung abgesehen werden.

Die Personalabteilung ist gehalten, alle Einstellungsanträge (mit den vorgenannten Ausnahmen) zurückzuweisen, bei denen nicht zumindest die universitätsintern erfolgte Ausschreibung der Stelle bestätigt wird.

Arbeits- und Dienstverträge werden ausschließlich durch die Personalabteilung; Werk-, Kauf-, Leasing sowie Mietverträge (bezüglich beweglicher Güter) durch die Abteilung Finanzen und Controlling abgeschlossen.

Rechtswirksame Kündigungen können nur durch die Personalabteilung ausgesprochen werden. Soll einer Arbeitnehmerin/einem Arbeitnehmer gekündigt werden, so müssen über die geführten Gespräche mit der Person Schriftvermerke erstellt werden. Die Personalabteilung ist umgehend über den Sachverhalt zu informieren.

Dienst- und Arbeitszeugnisse werden auf Antrag von der jeweiligen Führungskraft in eigener Zuständigkeit erstellt und unterschrieben. Bitte beachten Sie dabei unbedingt das entsprechende Merkblatt der Personalabteilung. Die Vertragsdaten können auf Wunsch durch die Personalabteilung überprüft werden.

Legen Sie zudem eine Mehrfertigung des Zeugnisses der Personalabteilung vor, damit diese sie in die Personalakte aufnehmen kann. Im Bereich der Universitätsverwaltung wird das Zeugnis von der Leitung der Personalabteilung und der Leitung der zuständigen Fachabteilung unterschrieben.