Geförderte Projekte 2021/22

Im Hochschuljahr 2021/22 wurden weitere vier Projektvorhaben vom Rektorat genehmigt - auch in diesem Jahr musste ein Projekt pandemiebedingt pausieren.

Projekt: Digitalisierung der Vertragserstellung

In der Personalabteilung der Universität Konstanz werden jedes Jahr ungefähr 2.000 Arbeitsverträge und viele weitere Schreiben ausgefertigt, bei denen häufig Unterschriften im Original vorliegen müssen. Die derzeitigen Arbeitsabläufe sind für alle Prozessbeteiligten durch einen hohen Arbeitsaufwand gekennzeichnet, da viele Stammdaten manuell auf den Dokumenten eingefügt bzw. ergänzt werden müssen.

Ziel des Projekts ist es daher, durch die Nutzung einer Schnittstelle zwischen der Personalmanagementsoftware SVA und MS Office verschiedene Stammdaten direkt aus SVA in Arbeitsverträge und weitere Schreiben zu übertragen. Hierdurch würde sich der derzeitige Prozess erheblich verschlanken und der Arbeitsaufwand verringert werden. Darüber hinaus können Fehlerquellen reduziert werden, da keine manuellen Eintragungen vorgenommen werden müssen. Exemplarisch wird zu Beginn der Prozess des Weiterbeschäftigungsantrags betrachtet.

Die Projektleitung, bestehend aus Anja Dollhofer und Bastian Wagner (beide Personalabteilung), arbeiten eng mit verschiedenen Projektbeteiligten aus der Personalsachbearbeitung, dem Abteilungssekretariat und dem KIM zusammen. Im Rahmen der agilen Projektmanagementmethode KANBAN arbeiten die Projektbeteiligten derzeit Prozessverbesserungen aus und treffen Vorbereitungen zur Implementierung der Schnittstelle.

Projekt: snack.together

Im Corona-Sommer 2020 saßen viele Mitarbeitende der Universität Konstanz schon Monate im Home-Office fest und die Gießbergmensa - sonst der Begegnungsort an der Universität Konstanz - war geschlossen. Genau in dieser Situation wurde die Idee snack.together geboren. Das Projekt snack.together möchte die Vernetzung, den Uni-Gemeinschaftssinn und das allgemeinen Wohlbefinden der Beschäftigten stärken. Hierzu sollen die Voraussetzungen geprüft werden, um für alle Universitätsbeschäftigten ein Angebot zu etablieren, welches auf einfache Art und Weise zufallsbasierte Mensa-Verabredungen koordiniert.

Im Rahmen des Projekts werden Johanna Vogt und Friedrich Haupt (beide Stabsstelle Qualitätsmanagement) u. a. die Bedarfe der Beschäftigten abfragen und auch technische Fragen für die Mittagslotterie klären. Im Sommersemester 2022 wird es eine erste Testphase geben mit dem Ziel zu prüfen, ob snack.together von einer hinreichenden Anzahl an Beschäftigten als positiver Impuls für die Universität Konstanz wahrgenommen wird. Auf der Basis der Erkenntnisse der Testphase sowie ausgestattet mit einem Konzept zur nachhaltigen Einführung von snack.together obliegt es den Mitgliedern des Rektorats über die Einführung von snack.together zu entscheiden.

Das Projekt sucht Freiwillige für die Testphase im Mai - Weitere Infos und Anmeldung unter: uni.kn/snacktogether.

Projekt: Überarbeitung und Restrukturierung des Webbereichs der Abteilung Studium und Lehre

Ob Studieninteressierte, Studierende, Mitarbeiter*innen oder Externe – bei der Suche nach Informationen ist die Website in der Regel der erste Anlaufpunkt. Sie ist das digitale Aushängeschild der Universität und spielt in der heutigen Zeit für die professionelle Außendarstellung eine zentrale Rolle. Eine nutzerorientierte Struktur und Darstellung ist daher unabdingbar, damit Suchende sich zurechtfinden, zu den benötigten Informationen gelangen und einen positiven Eindruck von der Einrichtung gewinnen.

Die Abteilung Studium und Lehre hat mit ihrem Zuständigkeitsbereich Anschlusspunkte zu Studieninteressierten, Studierenden, Promovierenden und Absolvent*innen, zu Lehrenden und zu den Fachbereichen. Zusätzlich zu den Webseiten ihrer Einrichtungen und Sachgebiete bedient sie außerdem zwei von vier Hauptmenüpunkten der Universitäts-Webseite: „Studieren“ und „Lehren“. Die Qualität ihres Webbereichs ist daher auch für die Universität als Ganzes von zentraler Bedeutung.

Da die verschiedenen Unterbereiche des Webbereichs inhaltlich durch viele unterschiedliche Sachgebiete gepflegt werden und eine umfangreiche Absprache untereinander nicht immer möglich ist, sind seit der letzten umfassenden Überarbeitung vor 5 Jahren jedoch unvermeidbar Unstimmigkeiten in der Gesamtstruktur entstanden, welche die Navigation und das Auffinden von Informationen erschweren. Ziel des Projekts ist, diese Unstimmigkeiten zu beseitigen und eine intuitive Seitenstruktur herzustellen, die die Bedürfnisse der Nutzer*innen in den Mittelpunkt stellt. Das Projekt wird durchgeführt von Mateja Borchert (Abteilung Studium und Lehre) in enger Zusammenarbeit mit der Online-Redaktion der Universität Konstanz und den Sachgebieten der Abteilung Studium und Lehre.