Praxiswissen Arbeitsalltag

Im Rahmen dieser AnwenderInnenschulung werden Ihnen die wichtigsten Inhalte und Funktionen des neuen Online-Bewerbungssystems gezeigt:

• Wo und wie loggt man sich ein?
• Wie passt man sein Profil / die Oberfläche an?
• Bewerberübersicht und Bewerberdetailansicht (inkl. Bewerber-Informationen, Dokumente sichten und Notizen machen)
• Übersichten

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Das aktuelle Kursprogramm finden Sie unter folgender

Kursübersicht

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• Kurzer Überblick über die Rechtslage
• Datenschutzgerechter Umgang mit Dateien und Dokumenten
• Weitergabe von Daten
• Umgang mit externen Anfragen
• Mitarbeitendendaten auf der Homepage
• Datenschutzgerechtes Telefonieren
• Verhaltensempfehlungen anhand von Praxisbeispielen
• An wen kann ich mich bei konkreten Fragen wenden? Wo erhalte ich weitere Informationen zu diesem Thema?

• Kurzer Überblick über die Rechtslage
• Welche Auskünfte darf ich an wen und wie überhaupt geben?
• Wie stelle ich sicher, dass der/die Fragende derjenige/diejenige ist, der er/sie vorgibt zu sein?
• Verhaltensempfehlungen anhand von Praxisbeispielen und Hinweise auf Handlungsalternativen
• An wen kann ich mich bei konkreten Fragen wenden? Wo erhalte ich weitere Informationen zu diesem Thema?

Der Grundkurs (Teil 1) führt in die grundlegende Bedienung des Controllingdatenportals ein und erläutert hilfreiche Funktionen. Die Teilnehmenden werden dabei im Zuge der Schulung mit den folgenden Themen vertraut gemacht:

• Kernbestandteile des Controllingportals (Berichte, Dashboards, Storyboards)
• Struktur und Bedienung der Benutzeroberfläche
• Inhalte suchen und finden
• Berichtsfunktionen (Filtern, Drill-Down, Drill-Through, Drill-Anywhere)
• Komfortfunktionen (Lesezeichen, Favoriten, Datenschutz- und Spracheinstellungen)
• Kollaborationen (Posteingang, Kommentieren, Teilen, Verbreiten, Chronik, Diskussion)

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Die Menge an aktenrelevantem Schrifgut in analoger und digitaler Form ist in den letzten Jahrzenten stetig gestiegen. Dabei sind an die Bearbeitung und im Umgang mit Schriftgut, welches in der Verwaltung entsteht, zu verschiedenen Zeitpunkten ganz unterschiedliche Anforderungen und Erwartungen geknüpft. Das Universitätsarchiv fungiert in diesem Kontext als Dienstleister für die Verwaltung, indem es einerseits eine beratende Rolle im aktiven Prozess einnimmt und zum anderen als "Gedächtnis" der Verwaltung fungiert.

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Der Grundkurs (Teil 2) stellt alle bislang im Controllingdatenportal verfügbaren Dashboards und Berichte kompakt und übersichtlich vor und erläutert den adäquaten Einsatz zur Beantwortung spezifischer Fragestellungen. Erst der korrekte und kreative Einsatz von Filtern im richtigen Bericht führt bei vielen Auswertungswünschen zum Ziel. Die TeilnehmerInnen werden im Zuge der Schulung mit den Standardberichten der folgenden Bereiche vertraut gemacht:

• Studium & Lehre (Überblick, Bewerbung & Zulassung, Studienverlauf, Studienabschluss)
• Nachwuchsförderung (Laufende / Abgeschlossene / Abgebrochene Promotionen)
• Internationalisierung (Incomings)
• Gleichstellung (ProfessorInnen)
• Personal (Personal und Stellenbesetzung)
• Infrastruktur (Räume und Flächen)

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Mittwoch, 17. Juli 2019, 08:00 - 17:00 Uhr, H 309

Donnerstag, 18. Juli 2019, 08:00 - 17:00 Uhr, K 503

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Wie stelle ich eine studentische Hilfskraft ein? Wie läuft die Zwischenevaluation im tenure-track-Verfahren ab? Was ist eigentlich der ALW und welche Funktionsträger gibt es in den Sektionen und Fachbereichen? Was muss in der Rektoratsvorlage für die Beantragung einer Gastprofessur stehen?

Antworten auf diese und viele weitere Fragen finden Sie im Prozessportal (prozessportal.uni-konstanz.de) der Universität Konstanz.

Wir werden Ihnen in der kurzen praxisnahen Einführung folgende Fragen beantworten:

• Was finde ich im Prozessportal?
• Wie finde ich mich im Prozessportal zurecht und wo finde ich die gewünschten Informationen?
• Wie lese ich einen Prozess?
• Welche Informationen stecken in den Organigrammen?
• Wie suche und finde ich Dokumente?

Donnerstag, 18. Juli 2019, 10:00 - 11:00 Uhr, BS 217

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Freitag, 19. Juli 2019, 08:00 - 17:00 Uhr, G 227a

Montag, 22. Juli 2019, 08:00 - 17:00 Uhr, C 422

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• Informationspflichten für WebseitenbetreiberInnen
• Datenschutzerklärung
• Beschäftigtendaten auf der Homepage
• Facebook-Urteil
• Kennzeichnung von externen Links

Im Rahmen dieses Vortrages werden die folgenden Fragen anschaulich behandelt und diskutiert:

• Wie ist die schriftliche Bewerbung aufgebaut?
• Was ist beim Anschreiben und beim Lebenslauf zu beachten?
• Was ist wichtig bei der Online-Bewerbung und was muss ich bei Bewerbungsplattformen beachten?
• Welche Unterlagen müssen der Bewerbung beigefügt werden?

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Mittwoch, 14. August 2019, 08:00 - 17:00 Uhr, V 1001

Donnerstag, 15. August 2019, 08:00 - 17:00 Uhr, V 1001

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Im Zuge der Neubewertung nach der Asbestrichtlinie besteht an vielen Stellen der Universität der Verdacht von Asbestverwendung. Ein Teil der Beschäftigten an der Universität arbeitet regelmäßig an den Gebäuden bzw. der technischen Infrastruktur. Für diese Beschäftigten besteht die Empfehlung, sich im Umgang mit Asbest gemäß der Technischen Regel für Gefahrstoffe (TRGS) 519 sachkundig zu machen.

Aufbauend auf den am 14.08. und 15.08. stattfindenden Sachkundelehrgang nach TRGS 519 (die erforderliche Anmeldung für den Lehrgang können Sie hier vornehmen) wird in dieser Maximalschulung nach TRGS ein umfassendes Wissen im Umgang mit Asbest vermittelt.

Freitag, 16. August 2019, 08:00 - 17:00 Uhr, V 837

Montag, 19. August 2019, 08:00 - 17:00 Uhr, V 837

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Fragen zur Bedienung eines Online-Portals ergeben sich meist nicht kurz vor einem festgesetzten Schulungstermin, sonder während der täglichen Arbeit. Können die Fragen dann nicht beantwortet werden, weil der nächste Schulungstermin noch in weiter Ferne liegt, kann das frustrierend sein. Damit Ihnen das nicht passiert, möchten wir Ihnen mit diesem individuellen und flexiblem Trainingsangebot gerne die Möglichkeit geben, Ihre Fragen zum Prozessportal jederzeit zu stellen.

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ZEuS ist das Zentrale Einschreibe- und Studienportal der Universität Konstanz - zeus.uni-konstanz.de. Das Portal unterstützt die Studienplatzbewerbung, die Studierendenverwaltung, die Veranstaltungsplanung, -veröffentlichung (VVZ) und -durchführung sowie die Alumniverwaltung. Es beinhaltet zudem das Telefonverzeichnis und die Praktikums- und Stellenbörse.

In der Veranstaltung wird ZEuS als Informationsplattform für die geschäftlichen Kontaktdaten der Mitarbeitenden der Universität vorgestellt sowie die Eintragung und Korrektur der Daten erläutert.

•  Wie trage ich die neuen Kontaktdaten eines Mitarbeitenden für das Telefonverzeichnis in ZEuS ein?
• Welche Möglichkeiten habe ich, um Kontaktdaten verschiedener Funktionen einer Person darzustellen?
• Wie lege ich einen neuen Lehrbeauftragten als Person an, um diesen in der Lehrplanung den Studierenden bekannt zu machen?

Christina Sattel, Laura Nickel

Dienstag, 10. September 2019, 14:00 - 15:00 Uhr, D 436

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ZEuS ist das Zentrale Einschreibe- und Studienportal der Universität Konstanz - zeus.uni-konstanz.de. Das Portal unterstützt die Studienplatzbewerbung, die Studierendenverwaltung, die Veranstaltungsplanung, -veröffentlichung (VVZ) und -durchführung sowie die Alumniverwaltung. Es beinhaltet zudem das Telefonverzeichnis und die Praktikums- und Stellenbörse.

In der Veranstaltung wird ZEuS als Informationsplattform für die geschäftlichen Kontaktdaten der Mitarbeitenden der Universität vorgestellt sowie die Eintragung und Korrektur der Daten erläutert.

•  Wie trage ich die neuen Kontaktdaten eines Mitarbeitenden für das Telefonverzeichnis in ZEuS ein?
• Welche Möglichkeiten habe ich, um Kontaktdaten verschiedener Funktionen einer Person darzustellen?
• Wie lege ich einen neuen Lehrbeauftragten als Person an, um diesen in der Lehrplanung den Studierenden bekannt zu machen?

Christina Sattel, Laura Nickel

Mittwoch, 11. September 2019, 10:00 - 11:00 Uhr, D 436

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Das Controllingdatenportal ermöglicht künftig die webbasierte Abfrage von Daten aus allen Leistungsbereichen der Universität Konstanz. Das Portal erlaubt Ihnen beispielsweise den flexiblen Abruf von aggregierten Studierenden-, Publikations-, Drittmittel- und Promovierendenzahlen (auch als Zeitreihe). Darüber hinaus stehen Detailberichte zur Verfügung, die Ihnen einen strukturierten Überblick über Vertragslaufzeiten, Projektbudgets und freie Stellen ermöglichen. Ziel des Portals ist die effizientere Erfüllung interner und externer Berichtspflichten. Darüber hinaus sollen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität, die zentral oder dezentral mit Entscheidungs-, Steuerungs- oder Managementaufgaben befasst sind, durch die Verfügbarkeit und Auswertbarkeit der Daten in ihrer Arbeit unterstützt werden.

Der Aufbaukurs gibt einen fundierten Überblick über die Personal- und Stellenberichte des Controllingdatenportals. Neben der Einführung in die prinzipielle Funktionsweise der einzelnen Berichte werden dabei insbesondere auch die verwendeten Berichtsfilter (z.B. Amtsbezeichnung, BVL-Gruppe) und Berichtsfelder (z.B. Haushaltsvermerk, Ansatz in %) im Fokus stehen. Die Teilnehmenden des Aufbaukurses lernen den Umgang mit den folgenden Berichten:

• Personal im Detail / Finanzierungen / Deputate
• Personalzugänge im Detail / Personalabgänge im Detail
• Stellen im Detail / Stellenbesetzung / (Teil-)freie Stellen /
  Freiwerdende Stellen
• Personal je Jahr / Personal nach Köpfen, BVH und VZÄ je Jahr
• Personal je Jahr / Personal je Org. nach Finanzierungsart
• Personal nach Staatsangehörigkeit

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Im Rahmen dieses Vortrages werden die folgenden Fragen anschaulich behandelt und diskutiert:

• Wie ist die schriftliche Bewerbung aufgebaut?
• Was ist beim Anschreiben und beim Lebenslauf zu beachten?
• Was ist wichtig bei der Online-Bewerbung und was muss ich bei Bewerbungsplattformen beachten?
• Welche Unterlagen müssen der Bewerbung beigefügt werden?

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In diesem Workshop erhalten Sie anschaulich Antworten auf Ihre Fragen zur Vorbereitung, Herangehensweise und Gestaltung eines professionellen Bewerbungsgesprächs.

• Grundlagen und Ressourcenfelder
• Umgang mit branchen-, rollen- und geschlechterspezifischen Unterschieden und Stereotypen
• Aktivierung des Bewusstseins für die gezielte Steuerung von Prozessen (Vorbereitung, Unterlagen, Auftritt, Herangehensweise, Kommunikation, eigenen Fragenkatalog, Abschluss und Follow up etc.)
• Selbstbild-Fremdbild-Analyse / Verhandlungssicherheit und KVP
• Zielvision
• Umgang mit unangenehmen und schwierigen Fragen

Björn Gross, CLC-Career Lifecycle Consultancy

Donnerstag, 12. September 2019, 9:00 - 12:30 Uhr, Y 311

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Im Rahmen des Kurses sollen die wichtigsten Anforderungen und Kenntnisse für den sicheren Umgang mit Gefahrstoffen vermittelt werden.

1. Einstufung und Kennzeichnung:
CLP (GHS) oder wie werden Gefahrstoffe eingestuft und gekennzeichnet? Welche Gefahreneigenschaften von Gefahrstoffen gibt es? Das Sicherheitsdatenblatt als wichtige Informationsquelle. Welche Konsequenzen können aus den Angaben im SDB gezogen werden. Welche Konsequenzen hat die Kennzeichnung für die Arbeit mit gefährlichen Stoffen? Wie sind selbst hergestellte Gemische zu kennzeichnen? Wie sind gefährliche Abfälle zu kennzeichen?

2. DaMaRIS - Das zentrale Gefahrstoffkataster der Universität
Damaris als Instrument für das Chemiekalienmanagement von der Chemikalienbeschaffung bis zur Entsorgung. Damaris als Auskunftssystem. Wie werden Stoffe in Damaris eingegeben? Wie werden die Gefahrstoffbestände gepflegt und verwaltet? Wie wird die Stoffbörse genutzt? Wie wird ein neuer Stoff angelegt? Welche Eintragungen sind unbedingt erforderlich? Wie können Etiketten erstellt werden? Wie kann eine Betriebsanweisung erstellt werden?

3. Gefährdungen beim Umgang mit Gefahrstoffen:
Gesundheitsgefahren (Wirkungen von Gefahrstoffen) Physikalische Gefahren (Brand und Explosionsschutz), Umweltgefahren.
Welche Schutzmaßnahmen sind beim Umgang mit Gefahrstoffen notwendig (technisch, organisatorisch, persönliche Schutzausrüstung). Welche Hilfestellung bietet das Sicherheitsdatenblatt oder die Betriebsanweisung?

4. Praktische Umsetzung und Übungen an Beispielen aus der Praxis:
Anhand von Beispielen aus der täglichen Praxis sollen die Teilnehmer/innen Lösungen erarbeiten. Die Kenntnisse aus den Modulen 1-3 werden so vertieft und gefestigt.

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An der Universität Konstanz wird gelehrt, gelernt, geforscht, entwickelt, ausgetüftelt und erprobt. Es wird gearbeitet, geprüft, immatrikuliert, gefeiert, getanzt, gegessen und getrunken. BesucherInnen und Studierende gehen ins Theater oder ins Konzert, sie treiben Sport, lernen Sprachen. Und immer ist die Serviceabteilung "Facility Management" (FM) im Hintergrund dabei.
Es wird Post sortiert, die Fahrzeuge und Räume werden verwaltet, die Ver- und Entsorgung organisiert. Daneben wollen wir sicherstellen, dass Beschäftigte, Studierende, ForscherInnen und BesucherInnen die Universität wieder gesund verlassen. Die technische Versorgung aller Bereiche, die Bereitstellung verschiedenster Medien erfolgt weitgehend hinter den Kulissen. Unter den Laboren, Hörsälen, den Seminarräumen und Büros existiert eine eigene kleine Stadt, deren einzige Aufgabe es ist, die Universität am Leben zu erhalten. Insbesondere im Zuge der Exzellenzinitiative sind diese Aufgaben un Herausforderungen an die Abteilung Facility Management nochmals gewachsen.
Sind Sie interessiert, die Universität einmal aus einer ganz anderen Perspektive kennen zu lernen? Wir zeigen Ihnen, wie wir unsere Gebäude bewirtschaften.

Neben einem kurzen Überblick gehen wir auf Ihre Fragen ein und zeigen Ihnen Technikbereiche, die man als BesucherIn sonst nicht sehen kann. Darüber hinaus werden (sofern möglich) die derzeitigen Großbaustellen einbezogen und u.a. aufgezeigt, wie die technischen Anlagen geplant, eingebaut und später betrieben werden. Anschließend erhalten Sie noch Informationen zu den gegenwärtig wichtigsten Sanierungsmaßnahmen an der Universität Konstanz.

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Montag, 14. Oktober 2019, 08:00 - 17:00 Uhr, G 307

Dienstag, 15. Oktober 2019, 08:00 - 17:00 Uhr, G 307

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Donnerstag, 17. Oktober 2019, 09:00 - 11:00 Uhr, Y 311

• Bewirtschaftung der Haushaltsmittel
• Bewirtschaftung der Forschungs- und Drittmittel
• Einkaufs-/Beschaffungsvorgänge
• Kontenauskunftssystem QIS

Dienstag, 22. Oktober 2019, 09:15 - 12:00 Uhr, B 602
Dienstag, 29. Oktober 2019, 09:15 - 12:00 Uhr, B 602

Im Schnitt verlieren MitarbeiterInnen und Führungskräfte täglich bis zu einer Stunde mit dem Suchen nach Informationen und Dokumenten. Wer aber sein Büromanagement im Griff hat, kann garantieren, dass die relevanten Informationen zur richtigen Zeit am gewünschten Ort sind.

In diesem Workshop lernen Sie Ihre Arbeitsabläufe so zu strukturieren, dass die alltäglich anfallenden Aufgaben entspannter erledigt werden können. Durch optimierte Arbeitsabläufe gewinnen Sie Raum und wertvolle Zeit für Ihre wesentlichen Aufgaben. Sie erhalten dabei viele nützliche Tipps für die tägliche Arbeit: wie Sie Ihren Arbeitsplatz und PC organisieren, Ihre Ablage transparent machen, Checklisten erstellen und die Informations- und E-Mail-Flut in den Griff bekommen. Kurzum: wie Sie in weniger Zeit stressfrei mehr erreichen können.

Die Teilnehmenden werden anhand eines Zeitmanagement-Tests herausfinden, welche Zeitdiebe sie haben und welche Arbeitsabläufe reibungslos verlaufen. Durch einen einfachen Leitfaden werden sie lernen, effizient mit Dokumenten umzugehen, diese zu bearbeiten oder zu archivieren. Einige Büromanagement-Tipps werden den Teilnehmenden helfen, mehr Ordnung und Überblick zu gewinnen.

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