Mehrwertsteuer/Vorsteuer

Auftragsforschung liegt insbesondere vor, wenn

• die Tätigkeit im Rahmen eines Leistungsaustausches erfolgt
• ein konkretes Forschungsvorhaben vereinbart wird
• die Verwertungs- und Veröffentlichungsrechte ganz oder teilweise beim Auftraggeber liegen

Ob Grundlagen- oder Auftragsforschung vorliegt, muss unter Berücksichtigung des Geldgebers und des Verbleibs der Ergebnisse und Rechte im Einzelfall differenziert werden. Von der Umsatzsteuer nicht betroffen sind Eigen- bzw. Grundlagenforschung, die drittfinanzierte Forschung ohne Gegenleistung (z. B. DFG) sowie hoheitliche Hilfsleistungen (z. B. Aufträge aus dem Wissenschaftsministerium).

Differenzierung nach Geldgeber:

• Zuwendungen/Zuweisungen/Bewilligungen mittels eines Bescheids durch Ministerien: steuerfreie Grundlagenforschung, da kein Leistungsaustausch zugrunde liegt.
• Aufträge durch Bund oder Länder (Ressortforschung): Wenn die Forschung den hoheitlichen Zwecken des Auftraggebers dient, handelt es sich um hoheitliche Beistandsleistung. D.h. die Forschung wird zur Durchführung der hoheitlichen Tätigkeit benötigt. Dann unterliegen solche Aufträge nicht der Umsatzsteuer. Ob hoheitliche Beistandsleistung vorliegt oder Auftragsforschung muss in jedem Einzelfall geprüft werden.
• Aufträge durch die Baden-Württemberg Stiftung gGmbH: Hier liegt ein Leistungsaustausch vor, da die Ergebnisse an die Stiftung übergehen, d.h. es wird Umsatzsteuer fällig. Bei Forschungsprojekten der Baden-Württemberg Stiftung ist darauf zu achten, dass Steuerminderungspotenziale wie z. B. der Vorsteuerabzug im Bereich der Sach-, Reisekosten und Investitionen geltend gemacht werden.
• Aufträge durch Geldgeber, die durch öffentliche Geldgeber finanziert werden: Hier muss im Einzelfall geprüft werden, ob z. B. Bundesmittel nur durchgereicht werden (Projektträger) oder ob eigene Forschung in Auftrag gegeben wird. Je nach Einzelfall wird Umsatzsteuer fällig oder nicht.
• Aufträge durch Vereine, Stiftungen etc.: Wenn die Rechte bei der Universität verbleiben, spricht dies gegen Auftragsforschung, so dass in diesen Fällen davon ausgegangen werden kann, dass keine Umsatzsteuer zu zahlen ist.
• Mittelbare Zuwendung (z. B.: Unterauftrag der Industrie aus einem vom Bund oder der EU geförderten Projekt): In der Regel liegt hier ein Leistungsaustausch vor, so dass Umsatzsteuer fällig wird. Die Universität ist dann allerdings auch vorsteuerabzugsberechtigt. D.h. es ist nur die Umsatzsteuer aus dem Projekt zu finanzieren, die auf dem Personalkostenanteil beruht. Umsatzsteuer bei Sachmitteln wird aufgrund des Vorsteuerabzugs durchgereicht.
• Industrieaufträge: Ausschlaggebendes Kriterium ist, der Verbleib der Rechte. Verbleiben sämtliche Rechte an der Hochschule und dem Industrieunternehmen wird nur eine Option auf eine Exklusivlizenz eingeräumt, liegt keine Auftragsforschung und damit auch keine Umsatzsteuerpflicht vor.
• EU-Forschung: Ist im Einzelfall anhand des Vertrags evtl. auch Consortium Agreement zu prüfen. Im Regelfall verbleiben jedoch die Ergebnisse bei der Hochschule, so dass Grundlagenforschung vorliegt und damit keine Umsatzsteuerpflicht gegeben ist.

Hinweis: Für die verbindliche steuerrechtliche Bewertung ist das örtliche Finanzamt zuständig. Zweifelsfälle klärt die Abteilung Finanzen und Controlling mit dem Finanzamt ab.

Besonderheiten bei der Bewirtschaftung von steuerpflichtigen Projekten:

• Projekte der Auftragsforschung werden der Titelgruppe 97 zugeordnet.
• Da Auftragsforschung steuerpflichtig ist, müssen die Mittel von der Universität per Rechnung (Nettobetrag zzgl. Mwst.) abgerufen werden. Die Rechnungsstellung erfolgt zentral und wird von der Projektadministration veranlasst.
• Bei Geldeingang wird die enthaltene Mehrwertsteuer an das Finanzamt abgeführt. Die Abwicklung erfolgt als Projektausgabe über den zweckgebundenen Ansatz bei Ausgabeart "0231 Mehrwertsteuer". Bei Projekten, die ab 2012 eingerichtet werden, erfolgt die Versteuerung außerhalb des Projektkontos über ein zentrales Steuerkonto der Universität.
• Bei Sachausgaben, die dem Projektziel dienen, kann Vorsteuerabzug geltend gebmacht werden, d.h. die beim Kauf gezahlte Mehrwertsteuer wird wieder gutgeschrieben und verursacht daher keine Kosten. Für die Abwicklung wird die Ausgabeart "0230 Vorsteuer" geführt. Der Steueranteil wird separat auf dieser Ausgabeart verbucht und bei der nächsten Steuererklärung (alle 2 Monate) wieder ausgeglichen.
• Vorsteuerabzug ist nur für Warenkäufe erlaubt, die dem Projektziel dienen. Waren für andere Zwecke dürfen deshalb nicht aus den Projektmitteln finanziert werden.
• Die Rechnung muss auf die Universität Konstanz ausgestellt sein, damit Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann. Dies gilt auch, wenn ein/e Projektmitarbeiter/in die Ware gekauft hat und sich die Kosten aus den Projektmitteln erstatten lassen möchte.
• Für Geräte kann der Vorsteuerabzug nur dann voll geltend gemacht werden, wenn das Gerät zu 100 % während der gesamten Nutzung des Geräts im Rahmen von der Auftragsforschung eingesetzt wird.
• Der Vorsteuerabzug muss in die Umsatzsteuererklärung der Universität aufgenommen werden. Allerdings ist eine Umbuchung dieser Ausgaben dann nicht mehr möglich (bzw. müsste mit großem Aufwand dann in der nächsten Steuererklärung berücksichtigt werden).